Viktige faktorer ved innleie av vikarer – Kvalitetsprosessen
Sammen med Kristin Ingstad, ISO-ansvarlig for den norske virksomheten i Dedicare, har vi gjennomgått kvalitetsprosessen for å sikre riktig match mellom konsulenter og helseforetak. Vi deler innsikter, tips og eksempler som hjelper deg med å skape en bærekraftig og vellykket prosess når du leier inn vikarer til din virksomhet.
Viktige faktorer ved innleie av vikarer – Kvalitetsprosessen
Å sikre riktig match mellom vikarer og helsevirksomheter er en prosess som krever både grundighet og erfaring. Kvalitetssikring er ikke bare en formalitet – det er nøkkelen til trygghet og kontinuitet for virksomheter, medarbeidere og pasienter. I denne artikkelen gjennomgår vi hvorfor kvalitetssikring er avgjørende, hvordan prosessen ser ut, og hvilke fordeler en velstrukturert on boarding kan gi.
Når det gjelder bemanning i helsesektoren er ikke en vikar bare en person med riktig kompetanse, det handler også om å finne en person som passer inn i organisasjonskulturen og arbeidsmiljøet, noe som skaper bedre forutsetninger for samarbeid og gode resultater. Hos Dedicare har vi lang erfaring med kvalitetssikring og følger en tydelig, strukturert prosess for å møte både akutte og langsiktige behov.
Hva innebærer kvalitetssikring?
Kvalitetssikring er prosessen med å verifisere at en vikar har riktig kompetanse, erfaring og forutsetninger for å lykkes i oppdraget. Hos Dedicare gjør vi dette gjennom en kombinasjon av flere steg:
- Vi verifiserer autorisasjon i de ulike landene vi rekrutterer ifra.
- Vi sjekker kvalifikasjonsbevis som spesialist, om dette er relevant.
- Vi sjekker politiattest og eventuelt registre ved behov, spesielt for sensitive oppdrag.
- Vi gjennomfører strukturerte intervjuer og tar referanser for å sikre riktig erfaring og arbeidskapasitet.
- Vi gjennomgår utdanning og sertifiseringer for å sikre at vikarens bakgrunn oppfyller kravene til oppdraget.
- Vi lagrer kopi av fotolegitimasjon
«Å jobbe med kvalitetssikring betyr at vi legger grunnlaget for trygghet og pasientsikkerhet. Det handler ikke bare om kompetanse, men også om å forstå hvilke konsulenter som passer best i en spesifikk virksomhet.»– Kristin Ingstad, ISO-ansvarlig for Dedicare Norge
Hvorfor er ISO-sertifisering viktig?
Dedicare er både autorisert som bemanningsbyrå og ISO-sertifisert, noe som betyr at vi følger standardiserte prosesser med fokus på kvalitet og bærekraft.
ISO 9001– Sikrer kvalitet i alle ledd, fra rekruttering til oppfølging.
ISO 14001– Integrerer miljøhensyn i våre prosesser og bidrar til å redusere miljøpåvirkning.
«ISO-sertifiseringen hjelper oss med å skape trygghet og tillit hos både kunder og konsulenter. Det er et bevis på at vi jobber med kontinuerlig forbedring.»– Kristin Ingstad
Slik finner vi riktig vikar til oppdraget
En vellykket bemanningsløsning krever mer enn riktig kompetanse på papiret. Det handler om å matche vikarens personlighet og kompetanse med virksomhetens behov og kultur.
For å lykkes med dette følger vi en tydelig prosess:
Grundig behovsanalyse– Vi kartlegger virksomhetens krav og forventninger.
Forståelse av arbeidsmiljøet– Vi setter oss inn i virksomhetens unike arbeidsforhold.
Rett match– Med erfaring og god innsikt kan vi raskt identifisere den vikaren som oppfyller både de formelle kravene og de «myke» verdiene.
On boarding: Nøkkelen til en trygg og effektiv oppstart
Når en vikar starter i et oppdrag, er en tydelig on boarding-prosess avgjørende for en smidig oppstart.
Forberedelse er alt!
- Sørg for at vikaren har innlogging til systemer, har kjennskap til sikkerhetsrutiner og interne retningslinjer fra dag én.
- Planlegg en grundig introduksjon til IT-systemer, arbeidsrutiner og spesifikke oppgaver.
- Hold en åpen dialog de første ukene for å fange opp eventuelle behov og gi nødvendig støtte.
«Utvikle en tydelig onboarding-plan og ha tett dialog med bemanningsbyrået. Det er nøkkelen til et effektivt og bærekraftig samarbeid. Det reduserer også stress og hjelper vikarene med å føle seg trygg fra start.»– Kristin Ingstad